De vraag

In juni 2018 verhuist een deel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid naar een nieuw gebouw. Het team Services, bestaande uit 42 mensen verdeeld over 4 subteams, gaat op de nieuwe locatie werken en bedient daarnaast 3 andere vestigingen in de regio. Op iedere vestiging zijn in de loop van de tijd verschillende werkprocessen ontstaan. Bij ingebruikname van het nieuwe gebouw bestaat de wens om medewerkers te laten rouleren en efficiënter te gaan werken. Het doel is dan ook om te komen tot één uniforme ‘beste werkwijze’.

De uitdaging

Het uitgangspunt is: in het team zit een schat aan ervaring en de medewerkers weten zelf wat ‘onze beste werkwijze is’. Talent ON helpt om die in 4 maanden tijd met alle teamleden op te stellen. De uitdaging zit in ‘onze’. Iedereen hecht natuurlijk aan zijn eigen opgebouwde manier van werken. Kunnen de teamleden elkaar vinden?

Ik ben opgetogen! Deze investering verdienen we razendsnel terug.

Manager team Services

Aanpak

Natuurlijke kunde en ervaring delen

In een centrale kick-off brengen alle leidinggevenden hun eigen talent in, leggen in hun eigen woorden het doel en het traject uit en spreken hun steun uit voor iedereen. We starten met 4 talentworkshops, waarin alle teamleden hun talent en draak benoemen. Erna stellen we subgroepen samen op basis van talent, zodat er veel motivatie en natuurlijke kunde in zit. Deze presenteren in 5 teamvergaderingen hun ‘beste werkwijze’ voor een deelproces. Iedereen mag daar wat van vinden en betere ideeën aanreiken, wat veel talentvolle feedback oplevert. Tussentijdse talentvonken via mail en app prikkelen de groepjes om steeds aan de slag te blijven.  In cockpitgesprekken houden we met de teamleiding, de manager en HR-partner vinger aan de pols. Hoe verloopt het proces en waar is bijsturing nodig? In de afsluitende plenaire sessie besteden we aandacht aan ‘talentruimte’: hoe kun je binnen ‘de beste werkwijze’ toch je eigenheid kwijt.

Het traject in het kort

Centrale Kick-off>

Alle leidinggevenden trappen af met het doel van het traject en hun talent.

Talentworkshops >

In 4 talentworkshops benoemen alle teamleden hun talent en draak en vormen we subgroepen op basis van talent.

Ontwerpen en bijschaven>

De subgroepen ontwerpen elk  hun ‘beste werkwijze’ voor een deelproces. In 5 teamvergaderingen halen ze talentvolle feedback op en schaven ze bij.

Presentatie De beste werkwijze>

Een plenaire afsluitende sessie met de complete ‘beste werkwijze’ en aandacht voor talentruimte: hoe kun je binnen deze werkwijze ook je eigenheid kwijt?

Resultaat

Bespreekbaar gemaakt, resultaat gehaald!

Binnen 4 maanden staat de ‘beste werkwijze’ concreet op papier, is zorgvuldig afgestemd met de interne klanten en bij de ingebruikname van het nieuwe gebouw op alle vestigingen ingevoerd. Het team werkt nu flexibel over de verschillende vestigingen. Het hele team, de teamleiding, het management en het bestuur werkte eendrachtig samen in een sfeer van vertrouwen en openheid. Iedereen deed mee en was bereid om de eigen mening bij te stellen. Een echte doorbraak. Soms is het best spannend maar omdat iedereen elkaar beter heeft leren kennen, is gedrag heel bespreekbaar geworden.

1

Beste werkwijze

4

Locaties

42

Collega's die naadloos met elkaar samenwerken

Spreekt werken vanuit talent je aan?

Caroline Smeenk kijkt graag samen met jou naar de toepassing in jouw situatie.

Caroline Smeenk

   06-2488 2474

Mail Caroline
Zij behalen klinkende resultaten met Talent ON